26 דצמבר, 2003
לכבוד ההנהלה וועדת הכספים
שלום רב,
הנדון: פרויקט מאגר מידע של העמותה – הצעה לתקצוב ציוד וכוח אדם
רקע
לפני כשלוש שנים, לאחר חזרתי מארה"ב, בחנתי אספקטים שונים של התנהלות העמותה וניהולה ולהלן שניים הרלוונטיים לענייננו:
- האחד, ראיתי כי מידת החשיפה לה זוכה העמותה בציבור הישראלי הינה בלתי מספקת ואינה ממצה את האפשרויות הקיימות. יש מגוון רחב של אפשרויות העברת מידע והפצתו בדרכים שאינן יקרות או מסובכות אלא דורשות מידה בסיסית של ארגון ושיטתיות. אתר אינטרנט, שימוש בדואר אלקטרוני, ברשימת הפצה וכו' הם רק חלק מכלים אפשריים בהם לא נעשה שימוש ממצה.
- נושא נוסף קשור בערמות המסמכים (המשפטיים והרפואיים) ודפי התכתובת לסוגיה המהווים בפועל את ההיסטוריה של העמותה ושל זמנה. מסמכים אלו נמצאו במצב אשר לא איפשר שמירה עליהם וגישה אליהם.
המצב כיום
עד לפני כשלושה חודשים היו מצויים מסמכי העמותה אשר הצטברו מאז הקמתה, כ- 16 שנות פעילות אינטנסיבית, בקלסרים עמוסים המחולקים באופן גס לקטגוריות שונות. חלק מהמסמכים היה צרור בארגזים בתפזורת, ללא שום שיטה וסדר. חוסר הסדר והשיטה וכן האופן המזניח שבו הוחזקו המסמכים, לא איפשר גישה אליהם או התמצאות בהם וחשף אותם לסכנת התפוררות ואובדן.
כתוצאה ממצב זה, זמן רב הולך לאיבוד בניסיון למצוא תיקים של פונים או תכתובת משנים קודמות ואין אפשרות של ממש לבצע חיפוש יעיל ואמין שיפיק את התוצאות הרצויות. התוצאות בפועל הן כי איש אינו ניגש למסמכי הארכיון.
במשרד הקודם, לא היה מקום פיזי (חדר) למאגר המידע ועל כן הפרויקט התעכב. במשרד החדש, שימש חדר הארכיון באופן זמני כמחסן לגרוטאות כמו גם לארגזי מסמכים.
לפני כשלושה חודשים, הצטרפה לפרויקט משכית בנדל בהסכמת המנכ"ל במסגרת של יום עבודה בשבוע. בעזרתם האדיבה של חברי צוות נוספים, הפכנו את המחסן לחדר ארכיון מסודר ונקי המכיל את המסמכים. מעט אחרי תחילת העבודה הצטרפה אלי ואל משכית מתנדבת בשם דינה ברקאי, וביחד אנו עושות כמיטב יכולתנו לסיים את שלב המחקר לבניית המאגר. כל יום ראשון שלושתנו עבדנו יום עבודה שלם ומדי פעם נוסף יום עבודה או מחציתו. כיום, בשלב הראשוני של העבודה, סדרנו את חומר הארכיב בקלסרים המאורגנים על פי סדר נושאים כללי. נדרשת עוד מלאכת מיון וארגון רבה מאד כדי להקיף את כמות הניירות, כמאתיים אלף דף (לפי הערכת מומחה) שיש ברשותנו.
במקביל לעבודת מיון ראשונית של החומר הרב לנושאים שונים, הודרכנו להתחיל ולחשוב על אופן תכנון מאגר המידע כך שיוכל להיות יעיל וידידותי למשתמשים. קיימנו פגישות עם מומחים לארכיבאות ומידענות כדי ללמוד את הנושא, התייעצנו וקיבלנו הצעות מעשיות לתוכנות מיון וסריקה. נפגשנו עם פרופ' נאווה אייזן, ארכיבאית ראשית בארכיון החינוך של אוניברסיטת תל אביב. פרופ' אייזן הפנתה אותנו לבעלי מקצוע בתחום: חברות מחשוב, חברות לסריקה של מסמכים וציוד לאחסון בארכיונים. במהלך פגישותינו התגבשה תכנית העבודה לחודשים הקרובים. אפרט אותה לאחר מניית מטרות מחשוב הארכיון.
מטרות הפרויקט – יעדים לעתיד
פרויקט מאגר המידע יכול לתת מענה חלק ניכר מאותם חסרים שאותם פרטתי בתחילת דבריי: חשיפת העמותה לציבור הישראלי וארגון מסמכי העמותה באופן המאפשר את שימורם ואיתורם בעת הצורך. נפרט את האופן שבו יענה הפרויקט על צרכים אלו בפסקאות הבאות:
המטרה הראשונית והבסיסית ביותר הינה סריקה ומחשוב לצורך הגנה על המסמכים יקרי הערך.
- הכרת ההיסטוריה של פעילות העמותה: המסמכים הרבים יכולים לתת, באם יאורגנו כראוי, תמונה טובה של המצב בזמן האינתיפאדה הראשונה, הסכמי אוסלו והאינתיפאדה השנייה. כך לדוגמא, במהלך עבודתנו בארכיון נתקלנו במידע על תקיפות בתי חולים בזמן האינתיפאדה הראשונה, נושא כאוב שאנו מתעסקים בו באופן אינטנסיבי בתקופה האחרונה. כמו כן, הארכיון יכול לתת תמונה נאמנה של תולדות העמותה- נושאים ומקרים בהם עסקנו, פרסומי העמותה, השינויים שחלו עם השנים, היחסים המורכבים בין ההנהלה לצוות ושל העמותה מול החברה והשלטון בישראל.
- אתר העמותה: הארכיון יהווה את הבסיס ההכרחי לבניית קישורים באתר על פעילות העמותה בעבר ובהווה. לדוגמא, קישור שיפנה לכל עתירות הבג"ץ שהעמותה הגישה.
- מדיה: בעתיד יוכלו לעשות שימוש במאגר המידע עיתונאים ואנשי מדיה נוספים ובכך להביא את תיאור המצב כפי שראתה ותיעדה אותו העמותה. בכך תתאפשר הפצת השקפתנו באמצעי התקשורת.
- חומר עזר לדיונים עקרוניים: העדר גישה למידע מן העבר עלול לפגום באיכות ההבנה של הצוות וההנהלה ולגרום לצמצום אופק הראייה. בעתיד, כאשר כל המסמכים יהיו מאורגנים, יהפוך מאגר זה לכלי עבודה זמין עבור הצוות וההנהלה. ניתן יהיה לסרוק אותם בלחיצת כפתור ולגבש עמדות מושכלות המבוססות על ניסיון קודם בקשר לדיוני ההווה. מאגר מידע מסוג זה יכול להציע את התנאים הדרושים כדי לקיים שיח אחראי יותר כיוון שיהיה מבוסס על נתונים קיימים שהצטברו במקום להסתמך על זיכרונם של אנשים חיים.
- בניית מדיניות: מידע מסוג זה עשוי לעזור לחברי ההנהלה כאשר הם באים לדון בבניית מדיניות העמותה העונה על צרכי הזמן.
- כלי עבודה יומיומי לצורך הכרות של הסטוריית יחסינו עם ארגונים: חיפוש אחרי מקרה או תכתובת עם ארגון כלשהו בחומר הארכיון, כפי שהוא מאורגן כיום, יכול לקחת זמן רב ולא תמיד לעלות יפה. מאגר המידע ימנע בזבוז זמן יקר ויאפשר בקלות ובמהירות לאתר את תולדות יחסינו עם גופים שונים. כך למשל, ניתן יהיה לקבל בחיפוש פשוט את תולדות יחסינו עם הר"י ולהשתמש בממצאים כחומר רקע לפניות אל ארגון זה. הוא הדין בתולדות יחסינו עם מד"א – נושא כאוב שעלה לאחרונה. כותב המכתב בעניין מד"א היה יכול לקבל באופן מיידי את המסמכים המתעדים את מהלך העניינים בין מד"א ורל"א, על תופעותיו החיוביות והשליליות, כדי לכתוב מכתב הוגן ומועיל. כך גם בפניות לבג"ץ בעניין חופש התנועה של עובדי בריאות וחולים, כבילת אסירים ועצירים וכיוצא באלה דוגמאות.
- איתור תיקים: מאגר המידע יאפשר איתור יעיל ומיידי של תיקים בפניות פרטניות. חשיבות העניין טמונה בכך שכאשר מגיע פונה לעמותה ניתן יהיה לברר אם כבר פנה אלינו בעבר, האם היו פניות משפטיות או בג"צים בגינו וכמובן – לאתר את תיקו הרפואי.
- מקור עזר לכתיבת דוחו"ת: כאשר כותבים על נושא בו עסקה העמותה בשנים קודמות, ניתן יהיה לתת סקירה מקיפה ומעמיקה של הנושא. דוגמא מן התקופה האחרונה נוגעת לדו"ח כבילת אסירים שפורסם לפני תקופה קצרה והתעלם מחלק מן הניסיון העשיר שנצבר בעמותה בנושא, זאת מתוך חוסר מודעות של הכותב להיסטוריה של העמותה בנושא וחוסר אפשרות לאתר את החומר בהשקעה סבירה של זמן.
- אמצעי עזר למחקר: מאגר המידע עשוי להיות בסיס לעבודות מחקר הנעשות הן על ידי צוות העמותה והן על ידי חוקרים מאוניברסיטאות שונות, ארגוני זכויות אדם בארץ ובעולם.
- כלי להכשרת עובד חדש: אחת הבעיות הקיימות היום בעמותה היא שאין בנמצא מערכי לימוד והכשרה העומדים לרשותו של המנכ"ל או מנהל הפרויקט בבואו להכשיר עובד חדש. בעזרת הארכיון הממוחשב ניתן יהיה ליצור מערכי לימוד מסוג זה.
- סטנדרטיזציה של שיטת רישום ותיוק: כיום כל פרויקט עובד לפי שיטת תיוק ורישום שונה, דבר היוצר חוסר אחידות אשר מפריע הן בשמירת המידע והן בנגישות אליו מצד אנשים שאינם מן הפרויקט. בניית הארכיון תיצור האחדה – כלל עמותתית – של כללי התיוק והרישום. בצורה זו יהפוך המידע שנאסף בפרויקטים השונים לנחלת כלל אנשי הצוות ויבטל את התלות הקיימת בעובדים השונים אשר יצרו שיטות ארגון שונות וייחודיות להם.
- עתירות משפטיות עתידיות: מאגר המידע יוכל לשמש בעתיד גם לאיתור מסמכים לצורך עתירות משפטיות ובהקשר חשוב לציין כי חומר השמור במיקרופילם הנו בעל תוקף חוקי ויכול לשמש בבית משפט כמסמך מקורי לכל דבר.
- גיוס כספים: לבסוף, יוכל מאגר המידע לסייע בבניית הצעות מימון.
תכנון עתידי
- שלב העבודה הראשון בבניית מאגר המידע הוא הכנת קטגוריות מבניות ומילות מיפתוח בלעדיהן אין להעלאת החומר על המחשב כל משמעות או תועלת.
- לאחר שיסתיים שלב המחקר והחשיבה, יש לקנות יחידת מחשב עם תוכנת הארכיון המתאימה לאצירת המידע.
- יש להפנות את המסמכים לקבלן חיצוני לביצוע סריקה, מזעור וצילום במיקרופילם. חברת הסריקה תקבל את המסמכים למיפתוח ראשוני בלבד (כדי לחסוך בעלות).
- משחזר חומר הארכיון הסרוק יצטרכו עובדי הארכיון לעבור על המסמכים באופן פרטני ויסודי ולהעמיק בכל מסמך את רמת המיפתוח כדי להרחיב את אפשרויות החיפוש מעבר ל"שם" ו"תאריך". תהליך זה ייעשה תוך התייעצות עם צוות העמותה.
- עם השלמת החלוקה לקטגוריות ומילות המיפתוח תתקבל תבנית קבועה שעל פיה ניתן יהיה להזין ולאתר מידע. הצוות וההנהלה יתודרכו לגבי אופן השימוש בתוכנה ובתבנית החיפוש.
מימון
- רוחמה מתנדבת יומיים בשבוע למטרה זו, מזה יום אחד בחדר הארכיון ויום נוסף בהתייעצויות ולמידת תוכנות.
- משכית בנדל עבדה בארכיון למעלה מחודשיים במסגרת של יום בשבוע ונאלצה להפסיק את עבודתה זו מכיוון שעברה לעבוד במשרה מלאה בפרויקט שטחים.
- דינה ברקאי מתנדבת בשלב זה יום אחד בשבוע. מאחר ומשכית הפסיקה עבודתה כאמור הועלתה האפשרות כי דינה תצטרף לפרויקט במסגרת של חצי משרה.
לא ניתן בשלב זה להעריך את כמות העבודה הדרושה בהמשך. הדברים תלויים ברמת המיפתוח והקיטלוג שנחליט עליהם. יחד עם זאת, כרגע נראה לי שחצי משרה של דינה ברקאי יחד עם ימי ההתנדבות שלי יהיו המינימום הנדרש להנחת היסודות של מאגר המידע.
תרומות
במהלך השנתיים האחרונות, כדי לקדם את פרויקט הארכיון, פניתי לתורמים קטנים ולתורמים גדולים לבקשת תרומות. ואכן, התקבלו 2000 עד 3000 $ מתרומות אישיות.
בעבר, לפני כשנה וחצי, התקבלה תרומה של 20,000$ והבטחה לתרומה שוטפת בסך של 500$ לחודש ממר ג'ון בונזל – שאכן מתקיימת.
התקבלה תרומה גדולה בסך 24,000$ מקרן כהנוב ועוד 8,250$ מקרן גילמור.
כמו כן, העלה ד"ר אילן גל הצעה לפיה 10,000 עד 15,000$ מהכספים שהוחזרו מהבנק למסחר יופנו לבניית מאגר המידע. הצעה זו טרם הובאה לדיון.
הצעות מחיר
הצעת חברת ITTI בע"מ (מזעור אחסון וניהול מידע) לצילום, סריקה ממוחשבת ומפתוח של כ- 200,000 עמודים, לא כולל תוכנה, עומדת על 106,000 ₪. (ראה נספח 1)
חברת תו"פ מערכות בע"מ (מומחים בתחום תוכנות ארכיב) הציעה לספק תוכנה שתענה על צרכינו בסכום של 25,420 ₪ כולל הדרכה. (ראה נספח 2)
חברת אידאה מערכות מידע (מומחים אף הם בתחום תוכנות ארכיב) הציעה לספק תוכנה שתענה על צרכינו בסכום של 25,205 ₪. (ראה נספח 3)
הערכה כוללת
ההצעה כוללת בשלב זה את עלותם המשוערת של ציוד אחסון בסיסי (כ- 5,000 ₪), יחידת מחשב (כ- 3,500 ₪), תוכנת ארכיון (כ- 25,000 ₪), סריקה, מזעור, צילום (כ- 106,000₪) תחנת חיבור נוספת מחוץ למשרד (טרם התקבלה הצעת מחיר) וחצי משרה לשנה (50,400 ₪).
בהתחשב בנתונים לעיל הערכת המחיר הכוללת של פרוייקט מאגר המידע עומדת על סך של 189,900₪ (כ- 42,700 $).
בברכה,
רוחמה מרטון